Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR)

Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali degli utenti che partecipano, si registrano o richiedono informazioni nell’ambito dell’evento organizzato da AIGO S.r.l. e Visit Qatar.

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, pertinenza, minimizzazione e non eccedenza, garantendo la tutela dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati.

AIGO S.r.l. e Visit Qatar operano in qualità di Contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 del GDPR, avendo definito congiuntamente le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali nell’ambito dell’organizzazione, gestione e comunicazione dell’evento.

1. Perché ricevi questa comunicazione

AIGO S.r.l. e Visit Qatar, in qualità di Contitolari del trattamento, intendono informarti in merito alla raccolta e all’utilizzo dei tuoi dati personali, illustrando le finalità per cui vengono trattati, le modalità di gestione e le misure adottate per garantire sicurezza e riservatezza.

I dati personali saranno trattati esclusivamente per finalità connesse alla gestione dell’evento, alla partecipazione degli invitati e alla comunicazione di informazioni relative all’iniziativa.

2. Tipologia di dati personali trattati

Nell’ambito dell’organizzazione dell’evento potranno essere raccolte e trattate le seguenti categorie di dati personali:

• nome e cognome;

• indirizzo e-mail;

• numero di telefono;

• titolo professionale, ruolo o attività lavorativa;

• azienda o organizzazione di appartenenza;

• informazioni relative alla partecipazione all’evento;

• eventuali esigenze organizzative comunicate dall’interessato;

• dati relativi ad allergie e/o intolleranze alimentari, qualora forniti volontariamente dall’interessato per consentire una corretta gestione dell’evento.

Potranno inoltre essere trattati dati tecnici di navigazione nel caso in cui l’interessato utilizzi siti web, landing page o piattaforme digitali dedicate all’evento.

Tali dati potranno comprendere:

• indirizzo IP;

• informazioni relative al browser e al dispositivo utilizzato;

• dati relativi alla connessione;

• data e ora di accesso;

• informazioni sulle interazioni effettuate tramite le piattaforme digitali.

Tali informazioni saranno trattate esclusivamente per garantire il corretto funzionamento degli strumenti digitali utilizzati e per finalità statistiche in forma aggregata e anonima.

3. Finalità del trattamento

I dati personali raccolti saranno trattati per le seguenti finalità:

• gestione delle registrazioni e delle adesioni all’evento;

• organizzazione e coordinamento delle attività relative all’evento;

• gestione degli aspetti logistici e organizzativi;

• invio di comunicazioni operative relative all’evento, quali conferme di partecipazione, aggiornamenti, modifiche al programma, informazioni pratiche e comunicazioni necessarie alla partecipazione;

• gestione delle richieste di informazioni inviate dagli interessati;

• gestione di eventuali esigenze alimentari o organizzative comunicate dai partecipanti;

• adempimento di obblighi di legge o richieste delle autorità competenti;

• tutela dei diritti e degli interessi legittimi dei Contitolari.

Inoltre, AIGO S.r.l. e Visit Qatar potranno utilizzare i dati di contatto forniti per inviare comunicazioni relative all’evento e ad attività strettamente collegate alla stessa iniziativa.

Le comunicazioni relative all’evento potranno essere inviate da entrambi i Contitolari del trattamento.

Qualora vengano effettuate comunicazioni aventi finalità ulteriori rispetto alla gestione dell’evento (ad esempio attività promozionali autonome non collegate all’iniziativa), sarà richiesto un consenso specifico ove previsto dalla normativa applicabile.

4. Base giuridica del trattamento

Le basi giuridiche del trattamento sono:

• art. 6, par. 1, lett. b) GDPR – esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e gestione della partecipazione all’evento;

• art. 6, par. 1, lett. a) GDPR – consenso dell’interessato, ove richiesto;

• art. 6, par. 1, lett. c) GDPR – adempimento di obblighi di legge;

• art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – perseguimento del legittimo interesse dei Contitolari alla corretta organizzazione dell’evento, alla sicurezza dei sistemi e alla gestione delle comunicazioni inerenti all’iniziativa.

Con riferimento ai dati relativi ad allergie o intolleranze alimentari, il trattamento potrà avvenire sulla base del consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR.

5. Modalità del trattamento e sicurezza dei dati

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con modalità idonee a garantire la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni.

I dati saranno trattati esclusivamente da soggetti autorizzati dai Contitolari o da fornitori esterni incaricati di svolgere attività necessarie all’organizzazione dell’evento, opportunamente nominati Responsabili del trattamento ove applicabile ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati personali non saranno oggetto di diffusione.

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere comunicati o resi accessibili:

• al personale autorizzato di AIGO S.r.l. e Visit Qatar coinvolto nell’organizzazione dell’evento;

• a fornitori di servizi necessari alla gestione dell’evento (ad esempio piattaforme tecnologiche, servizi di registrazione, fornitori logistici e organizzativi);

• a soggetti pubblici o privati ai quali la comunicazione sia necessaria per obbligo di legge.

L’elenco aggiornato dei soggetti autorizzati o incaricati del trattamento è disponibile presso i Contitolari.

7. Trasferimento dei dati personali verso Paesi extra UE

Considerato che Visit Qatar ha sede legale in Qatar, alcuni dati personali potranno essere trasferiti o resi accessibili al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi saranno effettuati nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR e adottando le garanzie previste dalla normativa applicabile, ove necessarie.

8. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per il periodo necessario alla gestione dell’evento e delle attività ad esso connesse.

Successivamente, i dati potranno essere conservati per il periodo necessario all’adempimento di obblighi normativi o alla tutela dei diritti dei Contitolari.

Al termine del periodo di conservazione previsto, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi.

9. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali richiesti per la registrazione e la partecipazione all’evento è necessario per consentire ai Contitolari di gestire correttamente l’organizzazione dell’iniziativa.

L’eventuale mancato conferimento dei dati necessari potrebbe comportare l’impossibilità di partecipare all’evento o di ricevere le comunicazioni organizzative.

Il conferimento di eventuali dati relativi ad allergie o intolleranze alimentari è facoltativo, ma necessario per consentire una corretta gestione delle esigenze alimentari del partecipante.

10. Diritti dell’interessato

In qualità di interessato, puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR e, in particolare:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di un trattamento dei tuoi dati personali e accedere agli stessi;

• ottenere la rettifica dei dati inesatti;

• ottenere la cancellazione dei dati personali nei casi previsti dalla normativa;

• ottenere la limitazione del trattamento;

• ricevere i dati personali forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;

• opporti al trattamento per motivi connessi alla tua situazione particolare;

• revocare il consenso eventualmente prestato in qualsiasi momento.

L’esercizio dei diritti potrà essere richiesto contattando uno dei Contitolari ai recapiti indicati di seguito.

Qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa vigente, l’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente.

11. Contitolari del trattamento

I Contitolari del trattamento sono:

AIGO S.r.l.
Via Piazza Caiazzo 3
20124 Milano (MI) – Italia
E-mail: privacy@aigo.it

Visit Qatar
Sede legale: Doha
P.O. Box 24624
Doha, Stato del Qatar

AIGO S.r.l. e Visit Qatar hanno definito mediante apposito accordo di contitolarità ai sensi dell’art. 26 GDPR le rispettive responsabilità in relazione al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’organizzazione e gestione dell’evento.

L’interessato potrà esercitare i propri diritti nei confronti di ciascun Contitolare.

12. Aggiornamento della presente informativa

La presente informativa potrà essere modificata o aggiornata in caso di variazioni normative, organizzative o nelle modalità di trattamento dei dati personali.

Eventuali modifiche sostanziali saranno comunicate attraverso gli strumenti ritenuti più idonei dai Contitolari.